7 กลยุทธ์ในการรักษาอีเมลของคุณให้เป็นประโยชน์แทนที่จะเครียด

7 กลยุทธ์ในการรักษาอีเมลของคุณให้เป็นประโยชน์แทนที่จะเครียด

1. อย่าปล่อยให้อีเมลมากกว่า 10 ฉบับอยู่ในกล่องของคุณเป็นเวลานานกว่ายี่สิบสี่ชั่วโมง ความยุ่งเหยิงนี้อาจทำให้เกิดปัญหาหลายอย่าง คุณจะพลาดอีเมลสำคัญหรือเวลาที่สำคัญคุณจะรู้สึกเหนื่อยล้าก่อนที่คุณจะเริ่มดูอีเมลของคุณและคุณจะต้องเสียเวลาพยายามค้นหาแหล่งข้อมูลสำคัญเพราะคุณมี
ความยุ่งเหยิงมากมาย ทุกวันเมื่อคุณตรวจสอบอีเมลของคุณต้องผ่านสามเอสเพื่อไม่ให้สิ่งต่างๆยุ่งเหยิง จัดเรียง – ลบจดหมายขยะหรืออีเมลที่ไม่สำคัญอื่น ๆ สแกนอีเมลที่เหลือและดูว่าคุณต้องการตอบกลับตอนนี้หรือไม่หากเป็นประโยชน์ในการบันทึกสำหรับ
ทรัพยากรหรือส่งต่อไปยังใครบางคนในเครือข่ายของคุณบันทึกอีเมลที่คุณต้องการเก็บไว้อย่างชัดเจน โฟลเดอร์

2. ตั้งค่าโฟลเดอร์เฉพาะ – มีประโยชน์ในการมีชื่อโฟลเดอร์จากนั้นหมวดหมู่ย่อยภายใต้ ตัวอย่างเช่น: ไคลเอนต์จะเป็นโฟลเดอร์จากนั้นในโฟลเดอร์นั้นจะเป็นไฟล์แยกสำหรับแต่ละไคลเอนต์ จดหมายข่าวและไฟล์สำหรับจดหมายข่าวพิเศษบทความและแหล่งข้อมูลสำหรับการทำงานสิ่งนี้ทำให้การค้นหาและแบ่งปันกับลูกค้าและเครือข่ายของคุณเป็นเรื่องง่าย เป็นประโยชน์อย่างมากในการตั้งค่าโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องในโปรแกรมของคุณหนึ่งสำหรับ Word, Excel, Acrobat สำหรับ PDF

3. บันทึกการติดต่อของคุณ – เก็บอีเมลขาออกและขาเข้าของคุณฉันบันทึกอีเมลส่วนใหญ่ที่ฉันเขียนและรับ สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน บ่อยครั้งที่ฉันจะส่งทรัพยากรหรือบันทึกไปยังลูกค้าเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำได้ขนาดใหญ่หลังจากส่งฉันถ่ายโอนไปยังไฟล์ของพวกเขา มันเป็นระบบติดตามที่ดีสำหรับฉันและมีประโยชน์
เมื่อพวกเขาขอให้ฉันส่งข้อมูลอีกครั้ง หากคุณกำลังทำงานในโครงการหรือมีส่วนร่วมในแคมเปญการตลาดมันจะมีประโยชน์ในการบันทึกอีเมลที่เข้ามาสำหรับการอ้างอิงทรัพยากรและการอ้างอิงถึงเพื่อนร่วมงาน

4. ใช้ประโยชน์จากอีเมลของคุณเป็นเครื่องมือทางการตลาดฟรี รวบรวมไฟล์ลายเซ็นอันทรงพลังไว้ท้ายอีเมลออกไป นี่คือนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณมีไฟล์ลายเซ็นหลายไฟล์ที่สามารถแนบกับอีเมลขาออกของคุณได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถออกแบบสิ่งที่แตกต่างเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังส่วนต่างๆของธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท ของคุณ คุณต้องการ จำกัด ไฟล์ลายเซ็นให้เหลือเพียง 5-6 บรรทัดและเก็บบรรทัดที่มีความยาวไม่เกิน 60 อักขระ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ที่อยู่เว็บไซต์ไว้เพื่อใส่ http: // ในที่อยู่นี้จะทำให้ที่อยู่นั้นเชื่อมโยงกับผู้รับ คุณจะต้องทำเช่นเดียวกันกับที่อยู่อีเมลของคุณโดยเพิ่ม mailto: ด้านหน้าของที่อยู่อีเมลโดยไม่มีช่องว่างใด ๆ

5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ดีติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณและตั้งค่าให้สแกนอีเมลขาเข้าของคุณ คุณจะเห็นไอคอนที่ใช้งานอยู่ที่มุมขวาล่างใกล้กับนาฬิกาซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นอีเมลที่เข้ามาทุกครั้งที่ถูกสแกน หากตรวจพบอีเมลให้เลือกลบแหล่งที่มาที่ติดไวรัส วิธีนี้จะทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณปลอดภัยในขณะที่ยังช่วยให้คุณเห็นว่าใครเป็นคนส่งอีเมล์ ผู้คนมักไม่ตระหนักว่าพวกเขาเพิ่งส่งอีเมลที่ติดเชื้อ หากเป็นเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่ส่งคุณสามารถโทรและแจ้งให้พวกเขารู้ว่าพวกเขามีปัญหาก่อนที่พวกเขาจะส่งอีเมลที่ติดเชื้ออื่น ๆ

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สำรองคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โฟลเดอร์อีเมลที่มีการจัดระเบียบของคุณมีข้อมูลและทรัพยากรที่มีประโยชน์มากมายและเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับอาชีพของคุณดังนั้นอย่าลืมปกป้องมันและไฟล์ที่เหลือโดยการสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์ของคุณ จัดเรียงโฟลเดอร์อีเมลของคุณไตรมาสละครั้ง อ่านอีเมลที่บันทึกไว้และลบสิ่งที่ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป เมื่อฉันกำลังทำงานในโครงการมันมีโฟลเดอร์ที่ใช้งานอยู่กับโน้ตอีเมลและแหล่งข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ฉันจะจัดเรียงอีเมลเหล่านี้และเก็บเฉพาะอีเมลและ
แหล่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดเท่านั้น ฉันสามารถจัดเรียงและค้นหาที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงานและผู้ติดต่อทางธุรกิจได้อย่างง่ายดายสำหรับการติดตามเป็นครั้งคราว

7. ตรวจสอบอีเมลของคุณก่อนที่จะส่ง ตรวจสอบการจัดรูปแบบการสะกดความชัดเจนและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ หากคุณถามคำถามสองสามข้อกับผู้อื่นให้ชัดเจนและรัดกุมเพื่อให้พวกเขาสามารถตอบได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องลุยผ่านอีเมลสี่หน้า

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*